De uitdaging
Cliënten belden voor elke afspraak, elk dossierverzoek en elke vraag. De balie liep vast en cliënten wachtten onnodig lang. Alle informatie zat in het ECD, maar dat was alleen intern toegankelijk.
De oplossing
We ontwierpen samen met cliëntenraad en zorgmedewerkers een portaal dat direct op het ECD aansluit. Cliënten plannen zelf afspraken, zien hun dossier in en stellen vragen via beveiligde berichten. Toegankelijkheid stond voorop: het portaal is getest met cliënten van 19 tot 87 jaar.
Zo pakten we het aan
- 1 Analyse op locatie. Meekijken met de mensen die er dagelijks mee werken.
- 2 Ontwerp en prototype. Klikbaar prototype, getest met echte eindgebruikers.
- 3 Bouwen in sprints. Elke twee weken een werkende versie om te testen.
- 4 Livegang en doorontwikkeling. Gefaseerd live, daarna verder op de roadmap.
Het resultaat
Meer dan de helft van de telefoontjes verdween binnen vier maanden. Cliënten waarderen het portaal met een 8,4 en medewerkers houden tijd over voor zorg in plaats van administratie.