De uitdaging
Nara Infra draaide vrijwel volledig op Excel: planning, werkbonnen, financiële overzichten en facturatie zaten in losse bestanden met eigen versies en eigenaren. Data overtypen tussen sheets en het boekhoudpakket was dagelijks werk, en de actuele projectstatus was nergens in één oogopslag te zien.
De oplossing
We bouwden een procesautomatiseringstool die al dat Excelwerk vervangt. Projecten worden erin gepland, werkbonnen digitaal aangemaakt en verwerkt, en financiële overzichten en projectstatus zijn live te volgen. Facturatie loopt vanuit dezelfde data en is gekoppeld aan het boekhoudsysteem, zodat niets meer dubbel wordt ingevoerd.
Zo pakten we het aan
- 1 Analyse op locatie. Meekijken met de mensen die er dagelijks mee werken.
- 2 Ontwerp en prototype. Klikbaar prototype, getest met echte eindgebruikers.
- 3 Bouwen in sprints. Elke twee weken een werkende versie om te testen.
- 4 Livegang en doorontwikkeling. Gefaseerd live, daarna verder op de roadmap.
Het resultaat
De spreadsheets zijn losgelaten. Alle projectdata leeft in één tool, de boekhouding sluit automatisch aan en de directie volgt planning, status en financiën realtime in plaats van via maandelijkse overzichten.