De eerlijkste start van dit artikel: in de meeste gevallen is een standaardpakket het juiste antwoord. Het is er morgen, iemand anders betaalt de doorontwikkeling en je krijgt jaren ervaring van duizenden andere gebruikers cadeau. Pas als je proces structureel afwijkt van wat het pakket veronderstelt, kantelt die rekensom. Hieronder staat waaraan je dat merkt.
Begin bij de vraag waarom je afwijkt
Wijkt je proces af omdat je markt dat vraagt, of omdat het ooit zo gegroeid is? Dat onderscheid bepaalt alles. Afwijken dat voortkomt uit gewoonte kun je beter afleren dan vastleggen in software; dan bouw je namelijk je eigen inefficiëntie in beton.
Maar wijk je af omdat daar je onderscheidend vermogen zit, dan is een pakket dat je dwingt te doen wat iedereen doet juist het probleem. Je betaalt dan om je eigen voorsprong weg te configureren.
Vijf signalen dat je uit je pakket groeit
Eén signaal zegt weinig. Herken je er drie of meer, dan is het tijd om te rekenen.
- De spreadsheet ernaast: er draait een Excel-bestand naast het pakket waar het echte werk in gebeurt. Dat bestand is in de praktijk je belangrijkste systeem geworden, zonder rechten, back-up of controle. Zie ook Van Excel naar een webapplicatie.
- Werk dat twee keer wordt ingevoerd: dezelfde gegevens gaan handmatig van het ene systeem naar het andere. Dat kost niet alleen tijd, het is ook de plek waar fouten ontstaan.
- Meer inrichting dan gebruik: er is een consultant nodig voor elke wijziging, en na elke update van het pakket moet die inrichting opnieuw worden nagelopen.
- Je klant merkt het: je kunt iets niet leveren, of niet op tijd, omdat het pakket het niet ondersteunt. Dit is het zwaarste signaal, want hier kost het je omzet.
- De licentiekosten stijgen sneller dan het gebruik: je betaalt per gebruiker of per transactie voor functionaliteit waar je maar een fractie van benut.
Wanneer je juist geen maatwerk moet bouwen
Boekhouding, salarisadministratie en urenregistratie zijn wettelijk gereguleerd en veranderen elk jaar mee met de regelgeving. Dat zelf bouwen betekent dat je die wijzigingen voortaan zelf bijhoudt. Vrijwel nooit een goed idee.
Hetzelfde geldt als je proces nog niet uitgekristalliseerd is. Software legt vast hoe je werkt; weet je dat zelf nog niet, dan leg je de verkeerde dingen vast. Werk dan eerst met een pakket, leer waar het knelt, en bouw daarna gericht.
En een reden die zelden wordt uitgesproken: als niemand in je organisatie eigenaar wil zijn van de software. Maatwerk vraagt een opdrachtgever die keuzes maakt. Ontbreekt die, dan wordt het een project zonder richting.
De tussenweg die vaak wordt overgeslagen
Tussen alles standaard en alles zelf bouwen zit een derde optie die in de praktijk het vaakst de beste is: houd het pakket voor wat het goed doet en bouw maatwerk om de randen. Een koppeling die het dubbele invoerwerk wegneemt, of een portaal waarmee je klanten zelf regelen wat nu telefonisch gaat.
Dat is kleiner, goedkoper en minder risicovol dan vervanging, en je houdt de voordelen van het pakket. Bij meerdere klanten was dat uiteindelijk de oplossing, terwijl het gesprek begon met de vraag of het pakket eruit moest.
Twijfel je welke kant het op moet? Doe de gratis project scan: in twee minuten zie je hoe wij het zouden aanpakken, inclusief oplossingsrichting en fasering.