Introductie
LogiPro Solutions, een logistiek dienstverlener, zocht naar een manier om het orderproces en de facturatie beter te structureren. Door de snelle groei van het bedrijf ontstonden knelpunten in de administratie en was het lastig om overzicht te behouden.
Huidige situatie
Orders kwamen binnen via e-mail en telefoon en werden handmatig ingevoerd in verschillende systemen. De facturatie gebeurde in een ander programma, waardoor er vaak dubbele handelingen nodig waren. Dit leidde regelmatig tot fouten en onduidelijkheden richting de klant.
Gewenste situatie
LogiPro Solutions wilde één geïntegreerd platform waarin klanten eenvoudig orders konden plaatsen en waar intern direct inzicht was in de status van een order. Facturen moesten automatisch gegenereerd worden op basis van afgeronde opdrachten, met minimale handmatige handelingen.
Probleemstelling
Het handmatige proces was niet alleen inefficiënt, maar ook foutgevoelig. Klanten kregen soms facturen die niet aansloten bij hun orders, en medewerkers verloren veel tijd met het corrigeren van fouten. Dit had een negatieve invloed op klanttevredenheid en cashflow.
Oplossing
Codelogix ontwikkelde een maatwerk ordersysteem dat direct gekoppeld is aan de facturatiemodule. Klanten kunnen online hun orders plaatsen, waarna het systeem automatisch de orderstatus bijwerkt. Zodra een order is afgerond, genereert het systeem direct een factuur die naar de klant wordt verzonden. Er is een uitgebreide rapportagefunctie toegevoegd waarmee LogiPro realtime inzicht heeft in openstaande orders en betalingen. Tijdens de implementatie werkte Codelogix nauw samen met de administratieafdeling om het systeem te laten aansluiten op hun dagelijkse workflow.
Afsluiting
Met het nieuwe ordersysteem heeft LogiPro Solutions de foutmarge in facturatie met 70% verlaagd en de doorlooptijd van order tot factuur aanzienlijk verkort. Klanten ervaren meer transparantie en interne processen zijn efficiënter en schaalbaarder geworden. Het bedrijf heeft hiermee een stevig fundament gelegd voor verdere groei.
