De vergelijking wordt bijna altijd verkeerd gemaakt: het maandbedrag van een SaaS-pakket naast de eenmalige investering in maatwerk. Dat is appels met peren. Wie eerlijk wil vergelijken kijkt naar de totale kosten over vijf jaar, inclusief de posten die op geen enkele offerte staan.
De zichtbare kosten
Aan de SaaS-kant: licenties per gebruiker per maand, vaak met een prijssprong zodra je een functie uit een hoger pakket nodig hebt. Aan de maatwerkkant: de bouw, en daarna hosting en beheer als een jaarlijks percentage van die bouwsom.
Tot zover is SaaS bij kleine teams vrijwel altijd goedkoper. Dat verandert bij twee dingen: groei in gebruikers en afwijking van het standaardproces.
De kosten die niemand begroot
Dit zijn de posten die de som kantelen, en ze zitten bijna allemaal aan de SaaS-kant:
- Workarounds: de uren die je team kwijt is aan handelingen die het pakket niet ondersteunt. Twintig minuten per medewerker per dag is bij vijftien man al ruim een fte per jaar.
- Koppelingen: vrijwel elk pakket koppelt, maar zelden gratis en zelden precies zoals je wilt. Reken op een eigen integratietraject.
- Prijsontwikkeling: abonnementsprijzen stijgen, en je onderhandelingspositie wordt zwakker naarmate je data en processen dieper in het pakket zitten.
- Data eruit krijgen: wat het kost om te vertrekken, hoor je pas als je wilt vertrekken.
- Meerdere pakketten: één pakket dekt zelden alles, dus komen er tools bij. Drie kleinere abonnementen naast elkaar tellen al snel zwaarder dan het ene pakket dat je oorspronkelijk vergeleek.
Zo maak je de som zelf
Zet voor beide kanten vijf jaar op een rij, niet één. Aan de SaaS-kant: het abonnement maal je verwachte aantal gebruikers, plus de jaarlijkse indexatie, plus de koppelingen die je nodig hebt, plus de extra tools die het pakket niet dekt. Aan de maatwerkkant: de bouw, plus het jaarlijkse beheer.
Tel daar dan de post bij op die niemand begroot: de uren aan workarounds. Vermenigvuldig de tijd die je team dagelijks kwijt is aan handelingen die het pakket niet ondersteunt met je eigen uurtarief, en zet die over vijf jaar uit. Dat is bij een afwijkend proces bijna altijd het grootste getal in de hele vergelijking.
Het patroon dat je dan ziet is belangrijker dan de uitkomst: abonnementen blijven stijgen en groeien mee met je personeelsbestand, terwijl maatwerk na oplevering alleen nog beheer kost. De kruising ligt ergens in die vijf jaar, en waar precies hangt volledig af van hoe ver jouw proces van de standaard afligt.
Wil je die som voor jouw situatie op papier? Vraag een offerte aan, dan rekenen we het door met jouw aantallen in plaats van met voorbeeldgetallen.
Wanneer SaaS gewoon wint
Bij processen die bij iedereen hetzelfde zijn. Boekhouding, salarisadministratie, e-mail, CRM in de basis: daar is een pakket vrijwel altijd de betere keuze, en maatwerk bouwen is er weggegooid geld.
Wij zeggen dat ook als het ons een project kost. Past een standaardpakket beter, dan hoor je dat in het adviesgesprek.
Wanneer maatwerk wint
Bij het proces waarmee je je onderscheidt. Als jouw manier van plannen, calculeren of uitleveren de reden is dat klanten voor je kiezen, dan is dat precies het proces dat je niet in de mal van een pakket wilt persen.
Vaak is de beste uitkomst een combinatie: standaard waar het kan, maatwerk waar het moet. Bij Machinefabriek Verhagen bleef het ERP staan en bouwden we er de calculatiemodule bovenop die het pakket niet kon. Nieuw ERP was niet nodig; het ontbrekende stuk wel.